Innov Systems
Dématérialisation

Piloter et Réussir les Projets de Gestion Électronique des Documents et Contenus Numériques

Référence

MSI207

Durée

3 jours

Objectifs pédagogiques

  • Maîtriser les principes fonctionnels, techniques et organisationnels d’un projet de GED et de gestion de contenus
  • Concevoir et planifier un projet GED aligné sur les besoins métiers et la stratégie numérique de l’organisation
  • Modéliser les processus documentaires et concevoir des workflows optimisés
  • Gérer les aspects techniques, réglementaires et environnementaux d’un projet de dématérialisation documentaire
  • Piloter efficacement le déploiement et la conduite du changement autour d’un projet GED
  • Découvrir les innovations et tendances actuelles en matière de gestion documentaire intelligente (IA, RPA, automatisation)

Public cible

  • Chefs de projet digital ou informatique
  • Responsables de la transformation numérique
  • Responsables documentaires ou archivistes
  • Responsables qualité, DSI, ou directions fonctionnelles impliquées dans des projets de dématérialisation

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Devis personnalisé

Programme Détaillé

  • Rôle et positionnement de la GED dans la stratégie numérique
  • Panorama des solutions du marché : GED, ECM, DMS, DAM
  • Enjeux de conformité (RGPD, ISO 15489, normes NF Z42-013)
  • Impacts organisationnels et managériaux d’un projet GED
  • Analyse des besoins métiers et identification des processus clés
  • Diagnostic documentaire : typologies, volumes, flux, supports
  • Méthodologie de cadrage : du besoin métier au cahier des charges
  • Atelier : construction de la fiche projet GED (objectifs, livrables, indicateurs)
  • Cartographie des flux et identification des points de rupture
  • Techniques et outils de modélisation (BPMN, SIPOC, workflow mapping)
  • Atelier pratique : modéliser un processus documentaire type
  • Focus : bonnes pratiques de gouvernance documentaire
  • Schéma directeur de l’information documentaire
  • Architecture fonctionnelle d’une solution GED : capture, stockage, diffusion, archivage
  • Intégration avec les SI existants (ERP, CRM, Intranet)
  • Choix technologiques et critères de sélection d’une solution
  • Étude comparative : open source vs éditeurs commerciaux
  • Rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques
  • Collaboration MOA / MOE : rôles, responsabilités et livrables
  • Outils de suivi et gestion de projet (RACI, Gantt, Kanban)
  • Atelier : construire un tableau de bord de pilotage de projet GED
  • Risques fonctionnels, techniques et organisationnels
  • Sécurité de l’information et gestion des accès
  • Qualité et conformité des métadonnées
  • Atelier : identification et hiérarchisation des risques d’un projet GED
  • Étapes du déploiement : pilote, généralisation, transfert de compétences
  • Formation et accompagnement des utilisateurs
  • Plan de communication et stratégie d’adhésion
  • Atelier : créer un plan de communication interne pour un projet GED
  • Approches de conduite du changement (Kotter, ADKAR)
  • Indicateurs de performance documentaire (KPI)
  • Mesure du ROI et amélioration continue
  • Cas pratique : simulation d’un comité de pilotage
  • Automatisation et intelligence documentaire (IA, RPA, OCR avancé)
  • GED et durabilité : éco-responsabilité numérique, empreinte carbone
  • Retours d’expérience : projets GED réussis dans le public et le privé
  • Démonstration : outils modernes de GED collaborative (cloud et mobile)

Approche pédagogique

Support Ecrit et Projection
Exposés Interactifs, Podcasts et Vidéos
Brainstorming et Jeux de Rôle
Cas Pratiques et Labs inclus pour leur impact opérationnel
Test de Validation des Acquis des Connaissances

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Questions fréquentes

Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.

Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique

Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.

Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :

  1. Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
  2. Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.

Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :

  • Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
  • Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
  • Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.

Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)

Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.

Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.

Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.

Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi

Notre processus est simple et centré sur vos besoins :

  1. Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
  2. Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
  3. Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
  4. Réalisation de la Formation.
  5. Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.

Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.

Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.

Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)

Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :

  • Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
  • Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
  • Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
  • Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).

Pour trois raisons principales :

  1. Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
  2. Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
  3. Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.

Des questions sur cette formation ?

Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.

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