Piloter et Mettre en Œuvre un Système d’Archivage Électronique Fiable et Conforme
Objectifs pédagogiques
- Comprendre les enjeux organisationnels, techniques et juridiques de l’archivage électronique
- Identifier les prérequis à la mise en place d’un SAE conforme et pérenne
- Construire et formaliser le cahier des charges fonctionnel et technique d’un SAE
- Maîtriser les étapes clés du cycle de vie d’un projet d’archivage électronique
- Évaluer et choisir des solutions adaptées à son environnement et à ses exigences de conformité
- Conduire le changement et assurer la gouvernance documentaire à long terme
Public cible
- Responsables des systèmes d’information
- Responsables de la gouvernance documentaire et de la conformité
- Archivistes et records managers
- Chefs de projets digitaux et responsables de la transformation numérique
- Responsables qualité ou gestion des risques liés à la conformité numérique
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Devis personnaliséProgramme Détaillé
- Définitions et concepts fondamentaux : SAE, GED, archivage hybride
- Différences entre archivage probatoire et archivage de gestion
- Acteurs, responsabilités et périmètres d’action
- Données à valeur probatoire : authenticité, intégrité, traçabilité
- Risques liés à la conservation numérique (obsolescence, formats, sécurité)
- Bonnes pratiques de durabilité et interopérabilité
- Panorama des textes de référence : lois, décrets, RGPD, code du patrimoine, etc.
- Les principales normes du domaine : NF Z42-013, ISO 14641, MoReq, OAIS
- Certification et audits de conformité : ANSSI, CCFN, NF 461
- Diagnostic documentaire et audit des besoins
- Identification des documents à valeur probatoire et à archiver
- Étude de faisabilité : contraintes, acteurs, budget et risques
- Identification des besoins fonctionnels et techniques
- Définition du périmètre fonctionnel du SAE
- Spécifications relatives à la sécurité, l’intégrité et la traçabilité
- Élaboration d’une matrice de conformité et d’indicateurs de performance
- Architecture fonctionnelle et logique d’un SAE
- Modélisation des flux documentaires et des métadonnées
- Référentiels de description, politiques de versement et règles de gestion
- Gouvernance du projet : rôles, acteurs, comité de pilotage
- Méthodes de conduite de projet documentaire : cycle en V, agile, hybride
- Gestion des risques et plan de communication projet
- Spécifications techniques et architecture cible
- Intégration du SAE dans le système d’information existant
- Gestion des interfaces, interopérabilité et sécurité des échanges
- Tests fonctionnels et techniques
- Recette, validation et documentation projet
- Évaluation de la conformité et de la performance du système
- Suivi des versements, plans de classement et cycle de vie des archives
- Politique de sécurité et gestion des accès
- Mise en place d’indicateurs de suivi et d’audits réguliers
- Identification des risques liés à l’externalisation
- Stratégies de sauvegarde, migration et réversibilité
- Continuité de service et archivage dans le cloud
- Analyse de projets SAE dans le secteur public et privé
- Facteurs clés de succès et erreurs fréquentes
- Débriefing collectif sur les problématiques rencontrées
- Panorama des solutions logicielles et matérielles du marché
- Démonstration d’un processus complet d’archivage électronique
- Exemples de solutions open source et propriétaires
- Communication, formation et accompagnement des utilisateurs
- Mise en place d’un plan d’amélioration continue
- Évaluation finale et plan d’action individuel
Approche pédagogique
Ressources & Actions
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Perfectionnez vos compétences avec ces formations complémentaires
Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.
Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique
Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.
Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :
- Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
- Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.
Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :
- Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
- Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
- Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.
Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)
Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.
Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.
Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.
Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi
Notre processus est simple et centré sur vos besoins :
- Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
- Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
- Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
- Réalisation de la Formation.
- Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.
Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.
Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.
Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)
Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :
- Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
- Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
- Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
- Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).
Pour trois raisons principales :
- Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
- Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
- Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.
Des questions sur cette formation ?
Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.
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